Cloud-Synchronisierung

Kurz gesagt

Deine Projekte liegen immer auf deinem Gerät. Auch mit eingeschalteter Cloud-Synchronisierung bleibt die Datenbank auf deiner Festplatte die Arbeitsgrundlage. Die Cloud ist ein Abgleich zwischen deinen Geräten und den Personen deines Teams, kein Ablageort, ohne den nichts mehr geht.

Das hat eine praktische Folge: Ohne Internet arbeitest du normal weiter. Du kannst Aufgaben anlegen, den Projektkontext ändern, mit dem Projektagenten sprechen und Termine planen. TensorPM merkt sich alles und schickt es hinterher hoch, sobald die Verbindung wieder da ist.

Cloud-Synchronisierung brauchst du, sobald mehr als ein Gerät oder mehr als eine Person mit demselben Projektstand arbeiten soll. Sie gehört zu jedem Tarif, auch zu Trial.

Wann du Cloud-Sync brauchst

Es gibt vier Situationen, in denen sich die Cloud lohnt:

• Du arbeitest an zwei Geräten. Zum Beispiel am Bürorechner und am Notebook, das du zur Baustelle mitnimmst. Ohne Cloud pflegst du zwei getrennte Stände und musst sie von Hand angleichen.
• Mehrere Personen betreuen dasselbe Projekt. Projektleitung und Projektsteuerung sehen denselben Aufgabenstand, dieselben Entscheidungen und denselben Projektkontext.
• Du willst ein zweites Gerät als Absicherung. Der Cloud-Abgleich ist kein Backup, aber ein zweites angemeldetes Gerät hält eine vollständige, aktuelle Kopie der synchronisierten Daten.
• Du wechselst das Gerät. Neues Notebook, Anmeldung, fertig. Ohne Cloud müsstest du ein Datenbank-Backup einspielen.

Wenn nichts davon zutrifft, ist ein lokaler Workspace die ruhigere Wahl. Er braucht kein Konto, keine Verbindung und kein Abo.

Wichtig: Ein Workspace ist der Behälter, in dem deine Projekte liegen. TensorPM nennt ihn auch im Deutschen Workspace. Jeder Workspace ist entweder Lokal oder Cloud. Diese Entscheidung triffst du pro Workspace, nicht pro Projekt.

Voraussetzungen

Ein Konto, in jedem Tarif

Cloud Sync ist in jedem Tarif enthalten, auch in Trial. Du musst lediglich in TensorPM angemeldet sein.

Der Tarif entscheidet nur, wie viele Cloud-Workspaces dein Konto besitzen darf: einen bei Trial, unbegrenzt viele bei Pro und Business. Ein weiterer darüber hinaus wird vom Server mit WORKSPACE_LIMIT_REACHED abgelehnt.

Läuft ein Pro-Abo aus, behältst du deine Daten und deine Mitarbeitenden. Das Konto fällt bis zur erfolgreichen Zahlung auf das Trial-Credit-Budget und das Limit von einem aktiven Projekt zurück.

In einem fremden Workspace mitarbeiten

Mitglied in einem Workspace zu sein, der dir nicht gehört, ist in jedem Tarif kostenlos und unbegrenzt. Es kostet niemanden etwas, und kein Tarif begrenzt, wie viele Personen ein Workspace haben darf.

Der Weg hinein ist eine Einladung durch die Person, der der Cloud-Workspace gehört. In der Workspace-Verwaltung erscheint dann der Abschnitt Offene Einladungen mit der Zeile Eingeladen von {{email}} als {{role}} und dem Button Annehmen. Nach dem Annehmen synchronisiert dieser Workspace ganz normal.

KI-Anfragen, die du in diesem Workspace stellst, werden dem Credit-Budget des Workspace-Besitzers berechnet, in jedem Tarif. Ein Ingenieurbüro kann also externe Beteiligte in ein Projekt holen, ohne dass jemand ein eigenes Abo braucht.

Cloud Sync einschalten

Die Workspace-Verwaltung liegt nicht in den Einstellungen. Du erreichst sie über das Konto-Symbol unten links.

1. Klicke unten links auf Konto.
2. Wähle im Popover den Eintrag Workspaces.

Ab hier gibt es zwei Wege, je nachdem ob der Workspace neu ist oder schon existiert.

Einen neuen Cloud-Workspace anlegen

1. Klicke in der Workspace-Verwaltung auf Workspace. Das Anlegeformular klappt auf.
2. Trage einen Namen ein. Das Feld heißt Workspace-Name….
3. Wähle bei der Art Cloud statt Lokal. Voreingestellt ist Lokal.
4. Ergänze bei Bedarf eine Beschreibung. Das Feld erscheint nur bei Cloud.
5. Klicke auf Erstellen.

Du erkennst den Erfolg an der Meldung Workspace "{{name}}" erfolgreich erstellt und daran, dass die Zeile in der Liste ein Cloud-Symbol trägt statt eines Festplattensymbols.

Einen vorhandenen lokalen Workspace umstellen

Wenn du schon lokal gearbeitet hast und die vorhandenen Projekte mitnehmen willst, stellst du den Workspace um, statt einen neuen anzulegen.

1. Suche in der Workspace-Verwaltung die Zeile des lokalen Workspace.
2. Klicke auf das Cloud-Symbol in der Zeile. Der Tooltip lautet Cloud Sync aktivieren. Das Symbol erscheint nur bei lokalen Workspaces und nur, wenn dein Konto Cloud-Workspaces anlegen darf.
3. Es öffnet sich der Dialog Cloud Sync aktivieren. Er erklärt die Zero-Knowledge-Architektur in drei Punkten: Deine Daten werden auf diesem Gerät verschlüsselt, bevor sie hochgeladen werden, Nur du und deine Teammitglieder können sie entschlüsseln, TensorPM-Server sehen deine unverschlüsselten Daten nie.
4. Lies den Hinweis Dein Verschlüsselungsschlüssel bleibt auf deinen Geräten. Geräteübergreifender Sync wird aktiviert.
5. Bestätige mit Cloud Sync aktivieren.

Danach meldet TensorPM Sync für Workspace "{{name}}" aktiviert. Sync startet automatisch, sobald verschlüsselter Schlüsselspeicher verfügbar ist. In der Zeile wechselt das Abzeichen von Lokal über E2E-Setup… zu E2E bereit.

Der aktive Workspace steht außerdem oben rechts auf dem Startbildschirm unter der Überschrift WORKSPACE. Dort wechselst du im Alltag zwischen Workspaces.

Wichtig: Die Umstellung ist eine Einbahnstraße. TensorPM bietet keinen Weg an, einen Cloud-Workspace wieder in einen lokalen zurückzuverwandeln. Erstelle vorher ein Datenbank-Backup unter Einstellungen -> Allgemein -> Datenbank-Backup.

Was synchronisiert wird und was lokal bleibt

Nicht alles wandert in die Cloud. TensorPM unterscheidet bewusst zwischen Projektwissen, das ein Team teilen soll, und Zugangsdaten sowie Geräteeinstellungen, die niemanden sonst etwas angehen.

Was in die Cloud abgeglichen wird

Bereich	Beispiele
Projekte und Projektkontext	Ziele, Umfang, Erfolgskriterien, Planung, Risiken, Inhalte
Aufgaben	Aufgaben, Zuweisungen, Status, Abhängigkeiten, Statusverlauf
Arbeitspakete und Struktur	Projektstrukturplan (PSP), Kategorien, Fortschritt
Zeit und Geld	Aufwände, Budget, Budgettöpfe, Ausgaben, Timer
Material	Materialpositionen, Lieferanten, Status
Personen	Personen, Rollen, Rollengruppen, Kennzeichnungen
Chat mit dem Projektagenten	Chats und Nachrichten
Verlauf und Entscheidungen	Änderungen im Verlauf, Entscheidungen und deren Verknüpfungen
Analysen und Vorschläge	Analyseergebnisse, Vorschläge, Bewertungen, Verlauf der Analysen
Dateien	nur die Verweise: Pfad, Beschreibung, Kurzfassung
Signale und Distiller	Änderungsvorschläge, Distiller-Vorgänge, Ignorier-Entscheidungen

Was ausdrücklich auf dem Gerät bleibt

Bereich	Warum
Zugangsdaten der Konnektoren	Postfach-Passwörter und Anmelde-Token liegen im sicheren Speicher des Betriebssystems und werden nie in eine Datenbankzeile geschrieben
Konnektor-Einstellungen	Welche Postfächer und Kalender du verbunden hast, ist eine Geräteentscheidung
Deine KI-Schlüssel	Eigene Anbieter-Schlüssel (Business) verlassen das Gerät nicht
MCP-Konfiguration	Die Konfigurationsdateien für externe Agenten liegen als Dateien im Projekt oder im Benutzerordner
E-Mails, Telegram-Nachrichten, Kalendervorschläge	Der abgeholte Inhalt deiner Postfächer bleibt lokal, nur die daraus destillierten Änderungen werden zu Projektwissen
Einstellungen und Ansichtsvorlieben	Sind gerätespezifisch, damit ein Rechner nicht den anderen umstellt
Check-in-Läufe und Zeitpläne	Laufen auf dem Gerät, das gerade an ist
Sync-Probleme	Die Fehlerliste beschreibt dieses Gerät, nicht das Team
Die Dateien in deinem Projektordner	TensorPM lädt keine Dokumente hoch. Es merkt sich nur, dass es sie gibt

Der letzte Punkt ist der wichtigste im Alltag: Dokumente, Pläne und Fotos in deinem Projektordner werden nicht synchronisiert. Wenn eine Kollegin bei sich eine Datei sieht, die du angehängt hast, sieht sie den Verweis, nicht die Datei selbst. Lege gemeinsame Dokumente deshalb weiterhin auf einem gemeinsamen Laufwerk ab und sichere sie getrennt.

Die Sync-Statusanzeige lesen

Oben links, direkt neben dem Logo, steht ein kleines Symbol mit einem Wort daneben. Das ist die Sync-Statusanzeige. Sie ist die schnellste Antwort auf die Frage "hat mein Kollege das schon?".

Die Zustände im Überblick

Anzeige	Bedeutung	Was du tun solltest
Live	Alles ist abgeglichen, die Verbindung steht	Nichts
Nur ein drehendes Symbol ohne Text	TensorPM verbindet sich gerade oder überträgt	Kurz warten
Ausstehend	Der Workspace wartet noch auf den Verschlüsselungsschlüssel eines anderen Geräts	Ein anderes bereits eingerichtetes Gerät oder Teammitglied kurz starten
Lokal	Dieser Workspace ist lokal und wird nicht abgeglichen	Nichts, das ist so gewollt
Kein Netzwerk	Das Gerät hat keine Internetverbindung	Weiterarbeiten, TensorPM speichert lokal und holt es nach
Offline	Sync ist aus einem anderen Grund nicht aktiv	Statusfenster öffnen, dort steht der Grund
Anmelden	Du bist nicht angemeldet	Im Statusfenster auf Anmelden klicken
Upgrade	Kein aktives Pro-Abo; Sync läuft auf dem Trial-Budget weiter	Auf Pro wechseln für das größere Credit-Budget
Kein Zugriff	Dein Zugriff auf diesen Workspace wurde entzogen	Beim Workspace-Besitzer melden
Keyring	Das Gerät kann den Verschlüsselungsschlüssel nicht sicher ablegen	Siehe unten
Fehler	Es gibt ein konkretes Sync-Problem	Statusfenster öffnen und die Meldung lesen

Keyring ist der einzige Zustand, dessen Name im Deutschen wie ein Fremdkörper wirkt. Gemeint ist der sichere Schlüsselspeicher deines Betriebssystems. Unter macOS und Windows ist er immer da. Unter Linux nicht: dort meldet TensorPM Installiere und entsperre GNOME Keyring oder KDE Wallet, dann starte TensorPM neu. Ohne diesen Speicher schaltet TensorPM den Abgleich bewusst ab, statt den Schlüssel ungeschützt auf die Festplatte zu legen.

Das Detailfenster

Klicke auf die Statusanzeige. Es öffnet sich ein Fenster mit drei Bereichen.

Oben die Verbindung. Bei aufgebauter Verbindung steht dort Ende-zu-Ende-verschlüsselt und darunter der Hinweis, dass nur deine Geräte entschlüsseln können. Beim Aufbau steht Sichere Verbindung wird hergestellt. Steht dort Getrennt, besteht gerade keine Verbindung zum Sync-Dienst.

In der Mitte die Zeiten. Zuletzt: {{time}} sowie getrennte Zeiten für Hochladen und Herunterladen. Hat noch nie etwas stattgefunden, steht dort Noch keine Sync-Aktivität.

Unten die Probleme und die Aktionen. Jedes Problem trägt eine Art: Upload fehlgeschlagen, Download fehlgeschlagen, Konflikt, Validierung, Auth-Fehler oder Netzwerk-Fehler. Du kannst einzelne Meldungen mit Verwerfen ausblenden oder alle mit Alle verwerfen.

Je nach Lage bietet das Fenster drei Aktionen an:

• Fehlgeschlagene Uploads erneut versuchen schickt hängengebliebene Änderungen noch einmal hoch.
• Sync-Service neu starten baut die Verbindung von Grund auf neu auf. Das ist der richtige erste Griff bei einem hartnäckigen Fehler.
• Diagnose für Support exportieren erzeugt ein Paket für den Support. Lege es einer Meldung bei, bevor du schreibst.

Blende eine Meldung erst aus, wenn du sie verstanden oder behoben hast. Eine verworfene Meldung sagt nicht, dass das Problem weg ist.

Konflikte: wenn zwei Personen dasselbe ändern

TensorPM fragt nicht nach. Es entscheidet nach einer festen Regel, damit niemand mitten in der Arbeit einen Dialog wegklicken muss.

Die Regel lautet: Die zeitlich spätere Änderung gewinnt. Jeder Datensatz trägt einen Zeitpunkt der letzten Änderung. Kommt vom Server eine Fassung an, die neuer ist als die lokale, ersetzt sie die lokale. Ist die lokale neuer, bleibt sie stehen und wird beim nächsten Upload zur gültigen Fassung.

Wichtig ist, wie fein das greift. Verglichen wird pro Datensatz, nicht pro Projekt. Wenn du eine Aufgabe umbenennst, während ein Kollege eine andere Aufgabe verschiebt, gibt es keinen Konflikt. Beide Änderungen bleiben. Ein Konflikt entsteht nur, wenn beide dieselbe Aufgabe, dieselbe Person oder dasselbe Kontextfeld anfassen, bevor der Abgleich lief.

Einige Sonderfälle löst der Server aktiv auf. Vergeben zum Beispiel zwei Geräte offline dieselbe Aufgabennummer, weist der Server eine der beiden Aufgaben eine neue Nummer zu und meldet das als gelösten Konflikt zurück. Es geht dabei keine Aufgabe verloren, nur die Nummer ändert sich.

Praktisch heißt das:

• Vor einer Besprechung kurz warten, bis Live steht und nichts mehr aussteht.
• Bei längerer Offline-Arbeit vorher absprechen, wer welchen Bereich anfasst.
• Nach einer langen Offline-Phase zuerst den Abgleich abwarten, bevor du weiterbearbeitest.
• Wer als Letzter gespeichert hat, steht im Verlauf. Dort kannst du eine ungewollt überschriebene Änderung nachlesen und von Hand wiederherstellen.

Ein zweites Gerät anmelden

Auf einem zweiten Gerät gibt es keinen Import und kein Kopieren von Dateien. Der Ablauf:

1. Installiere TensorPM auf dem zweiten Gerät.
2. Melde dich mit demselben Konto an.
3. Öffne Konto -> Workspaces und wähle den Cloud-Workspace aus.
4. Warte, bis der Abgleich durchgelaufen ist.

Im vierten Schritt passiert etwas, das du kurz kennen solltest. Das neue Gerät erzeugt ein eigenes Schlüsselpaar. Nur der öffentliche Teil geht zum Server, der geheime Teil bleibt im sicheren Speicher des Geräts. Damit das neue Gerät die vorhandenen Inhalte lesen kann, muss ein bereits berechtigtes Gerät den Projektschlüssel für das neue Gerät verpacken. Das läuft automatisch, aber es setzt voraus, dass mindestens ein bereits berechtigtes Gerät online geht.

Solange das nicht passiert ist, zeigt die Statusanzeige Ausstehend und im Detailfenster steht Warte darauf, dass ein Teammitglied Sync-Zugriff mit dir teilt. oder Warte auf Verschlüsselungs-Setup…. Es ist kein Fehler. Starte einfach das alte Gerät kurz mit Internetverbindung.

Wichtig: Richte das Schlüssel-Backup ein, bevor du ein zweites Gerät brauchst. Du findest es im Konto-Popover. Klicke bei Schlüssel-Backup auf Aktivieren und vergib ein Passwort. Ohne Backup und ohne ein zweites berechtigtes Gerät sind die Cloud-Inhalte verloren, wenn dein Gerät abhandenkommt. Auch TensorPM kann sie dann nicht wiederherstellen.

Verschlüsselung in einem Satz

Alles, was in einem Cloud-Workspace inhaltlich zählt, wird auf deinem Gerät verschlüsselt, bevor es hochgeladen wird. Die TensorPM-Server speichern also unlesbare Blöcke und keine Projekttexte.

Der Schlüssel dafür liegt bei dir und bei deinen Teammitgliedern, nicht bei TensorPM. Das ist gemeint, wenn im Umstellungsdialog Zero-Knowledge-Architektur steht.

Wie das technisch funktioniert, welche Verfahren verwendet werden und wo die Grenzen liegen, steht ausführlich unter Verschlüsselung & Sicherheit.

Was im Hintergrund passiert

Du musst das nicht wissen, aber es erklärt einige Beobachtungen im Alltag.

TensorPM schreibt jede Änderung sofort in die lokale Datenbank. Ein separater Dienst schaut danach, welche Datensätze seit dem letzten erfolgreichen Abgleich neuer sind, verschlüsselt die schutzwürdigen Felder und lädt sie hoch. In der Gegenrichtung holt er Änderungen der anderen Geräte, entschlüsselt sie und schreibt sie in die lokale Datenbank.

Daraus folgt:

• Die App fühlt sich nie "langsam wegen Internet" an, weil kein Speichervorgang auf das Netz wartet.
• Nach einer langen Offline-Phase kann der erste Abgleich einen Moment dauern und die Anzeige bleibt kurz beim drehenden Symbol.
• Ein einzelner Datensatz kann in Fehler hängen, während der Rest sauber weiterläuft. Genau dafür gibt es die Liste der Sync-Probleme.
• Wenn du gerade zwei Rechner nebeneinander stehen hast, siehst du eine Änderung nicht in derselben Sekunde. Ein paar Augenblicke Verzögerung sind normal.

Häufige Fragen

Brauche ich Internet, um mit TensorPM zu arbeiten? Nein. Auch in einem Cloud-Workspace arbeitest du offline vollständig weiter. Nur der Abgleich pausiert. Was Internet braucht, sind Cloud-Workspaces umbenennen, anlegen und löschen sowie die KI-Antworten, wenn du den TensorPM-Anbieter nutzt.

Ist Cloud Sync ein Backup? Nein. Der Abgleich verteilt Änderungen, auch Löschungen. Löschst du eine Aufgabe, ist sie nach dem Abgleich überall weg. Ein Datenbank-Backup unter Einstellungen -> Allgemein -> Datenbank-Backup erfüllt einen anderen Zweck und bleibt nötig.

Werden meine Dokumente hochgeladen? Nein. Nur die Verweise auf Dateien werden abgeglichen, nicht die Dateien selbst.

Sieht TensorPM meine Projektinhalte? Nein. Die schutzwürdigen Felder sind vor dem Upload verschlüsselt. Der Server sieht Struktur und Zeitstempel, nicht die Texte.

Kann ich einzelne Projekte vom Abgleich ausnehmen? Die Entscheidung fällt auf Ebene des Workspace. Wenn ein Projekt nicht in die Cloud soll, lege es in einem lokalen Workspace an.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich mein Abo kündige? Nichts geht verloren. Die lokale Datenbank bleibt vollständig auf dem Gerät. Der Abgleich stoppt und die Statusanzeige wechselt auf Upgrade.

Kann ich einen Cloud-Workspace wieder lokal machen? Die App bietet dafür keinen Weg an. Plane die Umstellung deshalb bewusst.

Zählt Cloud Sync auf meine KI-Credits? Nein. Credits verbrauchen nur KI-Anfragen über den TensorPM-Anbieter, nicht der Datenabgleich.

Muss jede Person im Team ein Abo haben? Nein, niemand. Cloud Sync gehört zu jedem Tarif, und in einen fremden Workspace eingeladen zu werden ist auch mit Trial kostenlos.

Wenn etwas nicht klappt

Die Statusanzeige steht dauerhaft auf Lokal. Der geöffnete Workspace ist ein lokaler. Prüfe die Auswahl oben rechts auf dem Startbildschirm unter WORKSPACE und wechsle in den Cloud-Workspace.

Die Statusanzeige steht auf Anmelden. Du bist abgemeldet. Öffne das Statusfenster und klicke auf Anmelden.

Die Statusanzeige steht auf Upgrade. Ein Pro-Abo ist abgelaufen oder war nie aktiv. Der Sync läuft weiter; das Konto liegt wieder auf dem Trial-Credit-Budget und dem Limit von einem aktiven Projekt. Öffne Konto und dort Abo verwalten, wenn du das Pro-Budget zurückwillst.

Die Statusanzeige steht auf Kein Zugriff. Deine Mitgliedschaft in diesem Workspace wurde entzogen. Nur der Besitzer kann sie zurückgeben.

Die Statusanzeige steht auf Keyring. Das Betriebssystem stellt keinen sicheren Schlüsselspeicher bereit. Unter Linux installiere und entsperre GNOME Keyring oder KDE Wallet und starte TensorPM neu. Auf anderen Systemen aktiviere die sichere Speicherung und starte neu.

Die Statusanzeige bleibt auf Ausstehend. Das Gerät wartet auf den Verschlüsselungsschlüssel. Starte ein bereits eingerichtetes Gerät mit Internetverbindung, oder bitte ein Teammitglied darum. Hast du keins mehr, brauchst du das Schlüssel-Backup.

Eine Änderung kommt beim Kollegen nicht an. Prüfe der Reihe nach: Steht bei dir Live? Steht bei ihm Live? Seid ihr im selben Workspace? Ist es wirklich eine synchronisierte Angabe und nicht eine Datei im Projektordner oder eine Geräteeinstellung?

Es steht Fehler und die Liste zeigt Upload fehlgeschlagen. Klicke auf Fehlgeschlagene Uploads erneut versuchen. Hilft das nicht, nutze Sync-Service neu starten.

Nichts davon hilft. Klicke im Statusfenster auf Diagnose für Support exportieren und schicke die Datei mit einer kurzen Beschreibung an den Support. Nenne dabei, welcher Zustand angezeigt wird und seit wann.

Nächste Schritte

• Zusammenarbeit und Mitgliedschaften organisieren: Workspaces & Teams
• Verschlüsselung und Wiederherstellung verstehen: Verschlüsselung & Sicherheit
• Abo, Credits und Tarife: Konto & KI-Modi
• Backups und Einstellungen: Einstellungen & Backups
• Weitere Sync-Symptome nachschlagen: Fehlerbehebung