Personen & Budget

Kurz gesagt

Zwei Ansichten beantworten zwei Fragen, die in jedem Projekt täglich gestellt werden: Wer ist beteiligt, und wie viel Geld ist noch da. In Personen pflegst du alle Beteiligten mit Rolle, Organisation, Kontaktdaten und Einfluss. In Budget legst du fest, wie viel das Projekt kosten darf, gibst jeder Position ihren Teil davon und siehst, was das Projekt voraussichtlich kosten wird.

Beide Ansichten sind Teil des Projektkontexts. Der Projektagent liest sie mit. Wer eine Aufgabe übernimmt, welche Position über ihrem Budget liegt, wer bei einer Entscheidung mitreden muss: All das kann die KI nur berücksichtigen, wenn es in diesen beiden Ansichten steht.

Wann du das brauchst

• Du willst wissen, wen du bei einer Terminverschiebung informieren musst.
• Eine Rechnung kommt herein und du willst sehen, ob die zugehörige Position noch Luft hat.
• Der Auftraggeber fragt nach dem Stand der Kosten und du willst nicht erst drei Tabellen öffnen.
• Ein Nachtrag steht im Raum und du willst vor der Zusage sehen, was das mit dem Gesamtbudget macht.
• Du bereitest eine Jour-fixe-Runde vor und brauchst eine Liste der Beteiligten mit Rollen.
• Der Projektagent soll Entwürfe an die richtigen Leute adressieren.

Die Ansicht Personen

Du öffnest sie über den Tab Personen in der linken Leiste. Die Ansicht zeigt Karten, eine je Person. Oben findest du die Suche, den Button Filter & Sortierung, den Button Exportieren und den Button Person zum Anlegen.

Was TensorPM zu einer Person speichert

Das Formular ist in zwei Blöcke geteilt. Unter Basisinformationen stehen:

• Name * und Organisation *. Beide sind Pflicht. Die Organisation ist wichtiger, als sie aussieht: Sie trennt das eigene Haus vom Planungsbüro, vom Bauherrn und von den Nachunternehmern.
• E-Mail. Ohne E-Mail-Adresse kann TensorPM weder eine Nachricht adressieren noch die Person mit einem TensorPM-Konto verknüpfen.
• Telefon. Als Platzhalter steht +49 123 456789. Die Nummer schaltet die Telefon- und Messenger-Einträge im Kontextmenü frei.
• Profilbild.

Unter Rollen und Einfluss stehen:

• Rollengruppen *. Eine feste Auswahl, damit sich filtern lässt.
• Eigene Rollen. Freier Text, ein Eintrag je Zeile, mit Enter bestätigt. Hier gehören projektspezifische Bezeichnungen hinein, zum Beispiel "Bauleiter Rohbau" oder "SiGeKo".
• Einflussebene *. Hoch, Mittel oder Niedrig.
• Labels. Freie Schlagworte, ebenfalls mit Enter bestätigt. Labels sind das flexibelste Feld und gleichzeitig das nützlichste, weil du danach filtern kannst.

Jede Person trägt zusätzlich zwei Angaben, die TensorPM selbst führt: wann sie zuletzt geändert wurde und von wem. Beides erscheint auch im CSV-Export.

Rollengruppen, eigene Rollen und Einfluss

Die Auswahl unter Rollengruppen * ist bewusst kurz gehalten: Führungskraft, Manager, Teammitglied, Extern, Lieferant, Kunde, Sponsor, Klient, Sonstige. Eine Person kann mehreren Gruppen angehören.

Die Rollengruppe ist die grobe Schublade, die eigene Rolle die genaue Bezeichnung. Ein Fachplaner Elektro bekommt also die Rollengruppe Extern und die eigene Rolle "Fachplaner Elektro". So kannst du später alle Externen auf einmal filtern und trotzdem die genaue Funktion lesen.

Einflussebene * beschreibt nicht die Hierarchie, sondern die Wirkung auf das Projekt. Der Sachbearbeiter im Bauamt, der eine Genehmigung unterschreibt, hat hohen Einfluss, auch wenn er in keiner Organigramm-Kästchenreihe über dir steht. Der Projektagent nutzt diese Einstufung, wenn er vorschlägt, wen du bei einer Änderung einbeziehen solltest.

Profilbild

Über Profilbild lädst du ein Bild hoch und schneidest es zu. Der Button Avatar entfernen setzt es zurück. Bilder von externen Personen liegen als Datei neben der Projektdatenbank auf deinem Gerät. Ist die Person mit einem TensorPM-Konto verknüpft, wird das Bild zusätzlich beim Konto hinterlegt, damit es auf deinen anderen Geräten ebenfalls erscheint.

Ohne Bild zeigt die Karte die Initialen. Das ist kein Mangel, sondern für die meisten Projekte völlig ausreichend.

Verantwortung: Aufgaben und Arbeitspakete

Personen ist ein Verzeichnis, keine Zuweisung. Wer was tut, entscheidest du an drei anderen Stellen:

1. In Aufgaben über die Spalte Zugewiesen an. Eine Aufgabe kann mehrere Zuweisungen haben, Personen und lokale Coding-Agents gemischt.
2. Im Arbeitspaket über das Feld Verantwortlich (intern). Das ist die Person in deiner Organisation, die für das Paket geradesteht.
3. Im Arbeitspaket über das Feld Ausführende Firma. Auch hier wählst du einen Eintrag aus Personen aus, üblicherweise den Ansprechpartner des ausführenden Unternehmens.

Alle drei Auswahllisten speisen sich aus derselben Personenliste. Wer dort fehlt, taucht in keiner Auswahl auf. Das ist der häufigste Grund, warum eine Zuweisung "nicht geht".

Kommunikations-Tools im Kontextmenü

Ein Rechtsklick auf eine Personenkarte öffnet ein Menü mit Bearbeiten, E-Mail senden, In Workspace einladen und Löschen. Zusätzlich kannst du vier Messenger freischalten unter Einstellungen -> Allgemein -> Kommunikations-Tools:

Schalter	Neuer Menüeintrag	Voraussetzung an der Person
Microsoft Teams	Teams-Chat und Teams-Anruf	E-Mail-Adresse
Slack	Slack-DM	E-Mail-Adresse
WhatsApp	WhatsApp	Telefonnummer
Signal	Signal	Telefonnummer

Ist eine Telefonnummer hinterlegt, erscheint außerdem Telefonanruf. Die Einträge öffnen den jeweiligen Dienst außerhalb von TensorPM. TensorPM meldet sich nicht bei Teams oder Slack an und liest dort nichts mit.

TensorPM-Nutzer erkennen und einladen

Gehört die E-Mail-Adresse einer Person zu einem TensorPM-Konto, zeigt die Karte ein Abzeichen. Bei bereits verknüpften Konten steht dort TensorPM-Nutzer, dazu je nach Konto der Tarif (Trial, Pro, Business oder Sitz) und die Workspace-Rolle. Ist die Person registriert, aber noch nicht in deinem Workspace, steht dort Hat bereits ein TensorPM-Konto.

Einladen kannst du jede Person mit gültiger E-Mail-Adresse, auch ohne TensorPM-Konto. Dafür gibt es zwei Wege: den Eintrag In Workspace einladen im Kontextmenü der Karte oder das Symbol mit Person und Plus oben auf der Karte. Die Einladung geht an die hinterlegte Adresse. Wer noch kein Konto hat, wird in der E-Mail durch die Registrierung geführt und landet danach direkt in deinem Workspace.

Ist die Person schon eingeladen oder Mitglied, fehlt dir die Berechtigung oder kommt die Einladung nicht durch, sagt TensorPM das, statt "gesendet" zu melden. Einladen dürfen Owner und Admin eines Cloud-Workspaces. Mehr dazu unter Workspaces und Cloud-Sync.

Suchen, filtern, sortieren, exportieren

Die Suche oben filtert die Karten sofort. Filter & Sortierung öffnet ein Panel mit:

• Sortieren nach: Name, Organisation, Rolle, Einfluss
• Rolle: Mehrfachauswahl über die Rollengruppen
• Einflussebene: Hoch, Mittel, Niedrig
• Labels: Mehrfachauswahl über alle im Projekt vergebenen Labels
• Alle zurücksetzen

Exportieren erzeugt eine CSV-Datei mit den Spalten Name, Organisation, E-Mail, Telefon, Rollengruppen, Eigene Rollen, Einfluss, Labels, Zuletzt geändert und Geändert von. Exportiert wird genau das, was gerade sichtbar ist. Filterst du also erst auf Extern, bekommst du eine Nachunternehmerliste und nicht das ganze Verzeichnis.

Wie Personen aus eingehenden Signalen entstehen

Du musst nicht alle Beteiligten von Hand eintippen. Personen entstehen auf vier Wegen:

1. Beim Projektstart aus Dokumenten. Legst du ein Projekt aus vorhandenen Unterlagen an, liest TensorPM Namen, Organisationen, Rollen und Adressen aus Vertrag, Protokoll oder Verteilerliste und schlägt daraus Personen vor. Fehlt eine Rollengruppe, setzt TensorPM Teammitglied, fehlt der Einfluss, setzt es Mittel. Beides kannst du danach korrigieren.
2. Aus eingehenden Signalen über den Distiller. Trifft eine E-Mail von einem bisher unbekannten Absender ein, kann der Distiller eine neue Person als Vorschlagskarte anbieten. Die Karte trägt den Namen als Überschrift und Angaben wie Organisation oder Rolle als kleine Chips darunter. Du entscheidest mit Annehmen oder Überspringen. Nichts wird ohne dein Zutun gespeichert.
3. Im Chat. Du kannst dem Projektagenten sagen, er soll eine Person anlegen oder ändern.
4. Von Hand über den Button Person.

Weil Weg zwei über den Distiller läuft, gelten dort dieselben Regeln wie für jede andere Kontextänderung. Die Details stehen unter Konnektoren & Freigaben.

Warum sich die Pflege lohnt, auch wenn niemand sonst die App benutzt

Das ist die häufigste Rückfrage: Warum soll ich Personen pflegen, wenn ich als Einzige mit TensorPM arbeite? Vier Gründe:

• Der Projektagent adressiert richtig. Ein E-Mail-Entwurf braucht eine Adresse und eine Anrede. Beides kommt aus Personen.
• Eingehende Post wird zugeordnet. Kennt TensorPM den Absender, kann es dessen Nachricht mit Rolle und Organisation einordnen, statt sie als anonymen Text zu behandeln.
• Analyse und Guidance werden konkret. "Kläre die Freigabe" ist eine schwache Empfehlung. "Kläre die Freigabe mit dem Bauamt, Ansprechpartner ist eingetragen" ist eine brauchbare.
• Es ist deine Übergabe. Fällst du aus oder wechselt die Projektleitung, ist die gepflegte Personenliste mit Rollen und Einfluss das Erste, was jemand braucht. Sie lässt sich als CSV exportieren und weitergeben.

Der Aufwand ist überschaubar. Für ein mittleres Bauprojekt reichen zum Start Bauherr, Projektsteuerung, Architekt, die drei bis vier wichtigsten Fachplaner und je ein Ansprechpartner je Gewerk. Alles Weitere wächst über eingehende Signale von selbst nach.

Was die Personen-Ansicht nicht kann

TensorPM führt keine Verfügbarkeits- oder Kapazitätsplanung je Person. Es gibt kein Feld für Wochenstunden, keinen Urlaubskalender und keine Auslastungskurve. Wer wann wie viel Zeit hat, ist in TensorPM keine Eigenschaft der Person.

Kapazität planst du stattdessen auf der Arbeitsseite: Jede Aufgabe hat Planaufwand und Ist-Aufwand in Stunden, jedes Arbeitspaket rollt daraus Aufwand (Plan) und Aufwand (Ist) zusammen. Über die Zuweisung siehst du, wie viele Stunden auf einer Person liegen. Grobe Verfügbarkeiten, etwa "nur dienstags und donnerstags auf der Baustelle", gehören als Label an die Person oder in den Projektkontext unter Kontext -> Ressourcen.

Die Ansicht Budget

Du öffnest sie über den Tab Budget in der linken Leiste. Der Ansichtstitel lautet Budget & Material, denn die Ansicht hat zwei Tabs: Budget und Material. Dieser Artikel beschreibt Budget. Alles zu Lieferanten und Beschaffungsstatus steht unter Material & Beschaffung.

Eine Rechnung für alle Kosten

Kosten entstehen in einem Projekt an drei Stellen, und TensorPM zählt alle drei:

• Kostenposten: Aufträge, Rechnungen, Gebühren, Mieten. Du erfasst sie direkt in Budget.
• Aufgaben: Geschätzte Kosten und Ist-Kosten in der Aufgabenliste.
• Material: die geschätzten Kosten einer Materialposition, ersatzweise Menge mal Preis je Einheit, dazu ihre Ist-Kosten.

Die Ansicht Budget, die Pulse-Karte, die Kostenspalten der Arbeitspakete, das Diagramm in Projekt-Insights und der Projektagent verwenden dieselbe Rechnung. Eine Zahl, die an einer Stelle steht, steht an jeder anderen genauso.

Gegliedert wird nach Positionen. Positionen sind deine Kategorien, in einem PSP-Projekt die Arbeitspakete. Es gibt keine eigene Budgetstruktur neben der Projektstruktur: Was in der Kategorie Rohbau liegt, zählt in der Position Rohbau.

Das Projektbudget festlegen

Das Projektbudget ist die Zahl, an der sich alles misst. Du setzt es direkt in der Übersicht. Ist noch keines gesetzt, steht unter Budget der Hinweis Nicht gesetzt und daneben Projektbudget festlegen. Später änderst du es über das Stiftsymbol Projektbudget bearbeiten. Dasselbe Feld findest du unter Kontext -> Ressourcen, und beim Anlegen eines Projekts fragt der Assistent danach.

Ohne Projektbudget rechnet TensorPM trotzdem. Die Übersicht sagt dann Noch kein Projektbudget gesetzt. Prognose: …. Ob du im Rahmen liegst, erfährst du erst mit der Zahl. Setze sie früh, auch wenn sie noch grob ist.

Budgets je Position

Unter der Übersicht steht die Tabelle der Positionen mit den Spalten Budget, Prognose, Ist und Abweichung, dazu ein Balken mit den schon erfassten Kosten.

Ein Klick auf den Betrag in der Spalte Budget macht ihn bearbeitbar. Enter speichert, Esc bricht ab, und ein leeres Feld entfernt das Budget der Position.

• Eine Oberposition ohne eigenes Budget zeigt die Summe ihrer Unterpositionen. Der Tooltip lautet dann Summe der Unterpositionen.
• In einem PSP-Projekt tragen nur die Arbeitspakete ein Budget. Strukturknoten zeigen die Summe ihrer Pakete, der Tooltip sagt Im PSP tragen die Arbeitspakete das Budget.
• Die Abweichung steht als im Budget, … frei oder, rot, als … über. Wegen der Regel zur Prognose (siehe unten) ist im Budget der Normalfall, solange eine Position nicht voll erfasst ist.

Die Tabelle zeigt nur Positionen mit Budget oder Kosten. Das Kästchen Alle Positionen anzeigen blendet die übrigen ein, zum Beispiel um einer neuen Kategorie ein Budget zu geben. Eine neue Position legst du an wie jede Kategorie, im PSP als Arbeitspaket.

Der Pfeil vor einer Position klappt sie auf. Darunter stehen die Kosten, die direkt in dieser Position liegen. Jede Zeile nennt die Art (Aufgabe, Kostenposten oder Material), den Stand mit dem Betrag und rechts Prognose und Ist. Einen Kostenposten öffnest du dort über Bearbeiten. Der Button Kostenposten unter den Zeilen legt einen neuen Kostenposten gleich in dieser Position an.

Kostenposten erfassen

Ein Kostenposten ist ein Auftrag, eine Rechnung, eine Gebühr oder eine Miete. Der Button Kostenposten oben rechts öffnet Neuer Kostenposten mit diesen Feldern:

• Bezeichnung, Platzhalter z. B. Auftrag Fenster, Rechnung Gerüst
• Betrag: die Schätzung, sobald beauftragt der Auftragswert
• Status: Geschätzt, Beauftragt oder Abgeschlossen
• Bisher abgerechnet: was davon schon in Rechnung gestellt ist
• Datum
• Position, oder Keine Position
• Bezahlt: Nichts Bestimmtes, eine Aufgabe oder eine Materialposition
• Notiz
• Angehängte Dateien

Gespeichert wird mit Speichern. Ein bestehender Kostenposten hat zusätzlich Löschen, das du bestätigen musst.

Der Status sagt, wie sicher ein Betrag ist. Typisch ist dieser Weg: Ein Angebot trägst du als Geschätzt ein. Mit dem Auftrag stellst du auf Beauftragt und setzt den Auftragswert als Betrag. Abschlagsrechnungen erhöhen Bisher abgerechnet. Mit der Schlussrechnung stellst du auf Abgeschlossen.

Status	Was in die Prognose geht
Geschätzt	der größere Wert aus Betrag und Bisher abgerechnet
Beauftragt	der größere Wert aus Betrag und Bisher abgerechnet
Abgeschlossen	Bisher abgerechnet. Fehlt der Wert, steht Betrag ein, mit einem Hinweis

Geschätzt und Beauftragt rechnen gleich. Der Unterschied zeigt sich unter Ist in der Übersicht: Was beauftragt, aber noch nicht abgerechnet ist, steht dort als davon beauftragt, noch nicht abgerechnet: ….

Nichts doppelt zählen

Eine Fensterbestellung taucht in der Praxis oft dreimal auf: als Aufgabe "Fenster bestellen" mit geschätzten Kosten, als Materialposition "Fenster" mit Preis und als Rechnung des Fensterbauers. Würde TensorPM alle drei addieren, stünde die Prognose dreimal so hoch.

Deshalb kann ein Kostenposten etwas bezahlen. Wählst du unter Bezahlt eine Aufgabe oder eine Materialposition, zählen deren eigene Beträge nicht mehr. Der Kostenposten trägt das Geld. Bezahlt er eine Material-Sammelposition, gilt das für alles darunter.

Du erkennst die Verknüpfung an drei Stellen:

• In der Tabelle steht am Kostenposten bezahlt „…“.
• In den Details der Aufgabe steht unter Kosten zum Beispiel Bezahlt über 1 Kostenposten: Prognose … · Ist … und darunter Die Werte an der Aufgabe zählen nicht mehr.
• In der Materialliste steht an der Position bezahlt über „…“.

Den Kostenposten für eine Aufgabe legst du am schnellsten aus der Aufgabe heraus an. In ihren Details steht bei den Kostenfeldern der Button Auftrag oder Rechnung erfassen. Er öffnet Neuer Kostenposten mit Bezeichnung, Position und Schätzung der Aufgabe, und die Aufgabe ist unter Bezahlt schon gewählt.

Hat ein Kostenposten etwa denselben Betrag wie eine Aufgabe oder Materialposition in derselben Position, die er noch nicht bezahlt, weist TensorPM darauf hin. An der Zeile steht Sieht aus wie „…“ mit dem Button Verknüpfen, und die Übersicht nennt die Anzahl. Ein Klick verknüpft beide. Sind es wirklich zwei verschiedene Kosten, lässt du den Hinweis stehen.

Belege an einen Kostenposten hängen

Jeder Kostenposten kann Dateien tragen. Im Bereich Angehängte Dateien hast du zwei Wege:

• Hochladen nimmt eine Datei von deiner Festplatte in den Projektordner auf.
• Vorhandene Dateien suchen durchsucht die Dateien, die schon im Projekt liegen, zum Beispiel eine per E-Mail eingegangene Rechnung.

Der zweite Weg ist der wichtigere. Kommt eine Rechnung als E-Mail-Anhang herein und landet über einen Konnektor im Projekt, musst du sie nicht erneut hochladen: Du suchst sie und hängst sie an den Kostenposten. Mit Datei entfernen löst du eine Verknüpfung wieder.

Damit ist der Beleg dort, wo die Zahl steht. Das ist keine Buchhaltung, aber es beantwortet die Frage "Woher kommt dieser Betrag?" ohne Suche im Postfach.

Die Übersicht lesen

Ganz oben steht die Übersicht mit diesen Werten:

• Budget: das Projektbudget.
• Prognose: die erwarteten Gesamtkosten. Das Info-Symbol daneben erklärt die Regel.
• Abweichung: Budget minus Prognose, als … unter Budget, im Budget oder rot … über Budget.
• Ist: was bisher angefallen ist, darunter gegebenenfalls davon beauftragt, noch nicht abgerechnet: ….
• Nicht verteilt: der Teil des Projektbudgets, den noch keine Position bekommen hat. Ist mehr verteilt als vorhanden, heißt das Feld Mehr verteilt als Budget und ist rot. Es erscheint, sobald ein Projektbudget gesetzt ist und eine Position ein Budget hat.

Darunter zeigt ein Balken Ist und Prognose im Verhältnis zum Budget. Läuft die Prognose darüber, markiert ein Strich, wo das Budget endet. Ein Satz fasst den Stand zusammen, zum Beispiel Die Prognose liegt 8.500,00 EUR unter dem Budget. 1 Position liegt über ihrem Budget. Weniger Kosten als geplant zeigt TensorPM nie als Problem an.

Danach folgen Hinweise, was die Prognose unsicher macht. Jeder nennt eine Anzahl:

Hinweis beginnt mit	Was du tust
… Kostenposten sieht aus wie …	Prüfen und gegebenenfalls Verknüpfen
… Eintrag ist erledigt, aber ohne Ist-Kosten	Ist-Kosten nachtragen. Bis dahin zählt die Schätzung
… Materialposition ohne Preis	Im Tab Material einen Preis eintragen. Bis dahin fehlt sie
… Material-Sammelposition hat einen eigenen Preis	Nichts, wenn gewollt. Gezählt werden die Unterpositionen
… Position ist noch nicht voll erfasst	Nichts. Der Rest ihres Budgets steht in der Prognose, siehe unten
… Kostenposten aus einem gelöschten Topf zählt nicht mit	Unter Nicht zugeordnet eine Position wählen

Solange Kostenposten und Material noch laden, steht dort Kostenposten und Material werden noch geladen – die Zahlen sind unvollständig.

Wie die Prognose entsteht

Je Quelle gilt:

• Aufgabe: erledigt zählen die Ist-Kosten, ohne Ist-Kosten die Schätzung. Sonst zählt der größere Wert aus geschätzten und Ist-Kosten.
• Kostenposten: wie in der Tabelle zum Status oben.
• Material: Erhalten oder Abgeschlossen mit Ist-Kosten zählt das Ist. Abgebrochen zählt nur, was schon ausgegeben wurde. Sonst zählt der größere Wert aus Schätzung und Ist.

Für jede Position kommt eine Regel hinzu: Solange die erfassten Kosten einer Position unter ihrem Budget liegen, steht der Rest des Budgets in der Prognose. Was erfasst ist, ist selten schon alles. Hat der Rohbau 1.200.000 EUR Budget und sind erst 1.149.300 EUR erfasst, prognostiziert TensorPM trotzdem 1.200.000 EUR. Der Tooltip an der Zahl sagt dann Erfasst 1.149.300,00 EUR – der Rest des Budgets (50.700,00 EUR) steht in der Prognose, bis die Kosten bekannt sind.

Zwei Folgen davon:

• Ein Arbeitspaket mit dem Status Fertiggestellt oder Abgenommen zählt nur mit seinen erfassten Kosten. Der Rest seines Budgets ist dann frei.
• Für alle anderen Positionen gibst du Einsparungen frei, indem du das Budget senkst. Erst dann sinkt die Prognose.

Das ist bewusst vorsichtig. Eine Prognose, die jede noch nicht erfasste Rechnung als Ersparnis liest, sieht bis kurz vor Schluss zu gut aus.

Nicht zugeordnet

Kosten ohne Position zählen in der Gesamtsumme, aber in keiner Position. Sie stehen im Bereich Nicht zugeordnet über der Tabelle, in Gruppen:

• Aus Topf „…“: Kostenposten aus einem Budget-Topf früherer Versionen, siehe unten
• Ohne Position: Kostenposten ohne Position
• Material ohne Kategorie
• Aufgaben ohne Kategorie: Sie bekommen ihre Position über die Kategorie in der Aufgabenliste.
• Aus gelöschten Töpfen: Diese Kostenposten zählen nicht mit, bis sie eine Position haben.

Mit Position wählen … an einer Gruppe verschiebst du alle Einträge der Gruppe auf einmal. Einen einzelnen Kostenposten änderst du über Bearbeiten und das Feld Position.

Was aus den Budget-Töpfen geworden ist

Bis Version 1.42 gab es Budget-Töpfe. Sie hatten keinen eigenen Betrag und standen neben der Projektstruktur. In 1.43 sind sie in den Positionen aufgegangen:

• Die Ausgaben aus den Töpfen bleiben als Kostenposten erhalten. Aus Geplant: wurde Betrag, aus Ist: wurde Bisher abgerechnet, der Status ist Geschätzt.
• Sie stehen unter Nicht zugeordnet, nach ihrem früheren Topf gruppiert. Eine Auswahl unter Position wählen … verschiebt den ganzen Topf in eine Position.
• Aufgaben zählen über ihre Kategorie. Die frühere Zuweisung zu einem Topf spielt keine Rolle mehr.
• Ältere Versionen ließen beim Löschen eines Topfes dessen Ausgaben ohne Topf zurück und zählten sie nirgends mit. Sie stehen unter Aus gelöschten Töpfen und zählen erst mit, wenn du ihnen eine Position gibst.

Der Kostenverlauf über die Zeit

Die Ansicht Budget zeigt einen Stand, keinen Verlauf. Den Verlauf findest du unter Kontext -> Info in der Karte Projekt-Insights, dort im Reiter Budget. Das Diagramm zeigt:

• Ist pro Tag als Balken
• Ist gesamt als aufsteigende Linie
• Projektbudget als waagerechte Bezugslinie

Über 30 Tage, 90 Tage und Gesamt wählst du den Zeitraum. Gesamt reicht höchstens fünf Jahre zurück. Der spannende Moment ist der, in dem die Linie Ist gesamt sich der Linie Projektbudget nähert, während im Terminplan noch Monate offen sind.

Das Diagramm rechnet beim Öffnen aus den Ist-Kosten aller drei Quellen. Jede Ist-Zahl steht an einem Tag: bei einer Aufgabe der Tag der Erledigung, sonst ihr Fälligkeitsdatum, bei einem Kostenposten sein Datum, bei Material das Lieferdatum oder Benötigt bis. Kosten ohne Datum oder mit einem Datum in der Zukunft stehen am heutigen Tag. Ohne Ist-Kosten erscheint der Hinweis Keine Budgetdaten.

Währung und Wechselkurse

TensorPM unterscheidet zwei Währungen.

Die Anzeige-Währung legt fest, in welcher Währung Beträge auf dem Bildschirm erscheinen. Sie gilt je Projekt und steht unter Einstellungen -> Allgemein -> Währung -> Anzeige-Währung. Zur Auswahl stehen EUR, USD, GBP, JPY, CHF, CAD und AUD. Der Schalter Währungssymbole anzeigen wechselt zwischen dem Kürzel und dem Symbol.

Die Speicher-Währung ist die Währung, in der TensorPM intern rechnet und speichert. Sie gilt für die ganze Anwendung, kennt nur EUR und USD und liegt hinter dem Button Erweiterte Währungs-Einstellungen.

Wichtig: Ein Wechsel der Speicher-Währung rechnet alle vorhandenen Daten um, auch die Budgets der Positionen. Die App warnt mit dem Hinweis, dass das alle bestehenden Daten konvertiert. Lege vorher ein Backup an unter Einstellungen -> Allgemein -> Datenbank-Backup -> Backup erstellen.

Der Schalter Wechselkurse automatisch aktualisieren ist standardmäßig aus. Schaltest du ihn ein, holt TensorPM bei Bedarf tägliche Referenzkurse von Zentralbanken über den kostenlosen Dienst Frankfurter. Es wird kein Konto und kein Schlüssel gebraucht, übertragen werden nur die Währungskürzel, und die Kurse liegen danach 24 Stunden lokal zwischengespeichert. Der Button Wechselkurse aktualisieren erzwingt einen Abruf, ist aber nur aktiv, wenn der Schalter an ist.

Ohne Kursabruf rechnet TensorPM mit fest hinterlegten Umrechnungsfaktoren weiter. Beträge sind dann weiterhin sichtbar, nur nicht tagesaktuell umgerechnet. Für Rechnungen und Abrechnungen gilt ohnehin der Kurs deiner Buchhaltung, nicht der in TensorPM.

Ein Rechenbeispiel aus einem Bauprojekt

Ausgangslage

Bürohaus mit vier Geschossen, Sanierung im Bestand. Das Projektbudget beträgt 2.400.000 EUR. Anzeige-Währung und Speicher-Währung sind beide EUR. Die Kategorien des Projekts sind die vier Positionen.

Die vier Positionen

Position	Budget	Prognose	Ist	Abweichung
Rohbau	1.200.000	1.200.000	1.004.300	im Budget
Ausbau	700.000	700.000	210.000	im Budget
Technische Gebäudeausrüstung	350.000	350.000	96.000	im Budget
Baunebenkosten	90.000	141.500	141.500	51.500 über
Summe	2.340.000	2.391.500	1.451.800

Baunebenkosten sind abgerechnet und liegen 51.500 EUR über ihrem Budget. Die drei anderen Positionen sind noch nicht voll erfasst: Ihre Prognose steht auf dem Budget, auch wenn erst ein Teil davon als Auftrag oder Rechnung vorliegt.

Die Position Rohbau im Detail

Eintrag	Art	Stand	Prognose	Ist
Bodenplatte betonieren	Aufgabe	erledigt, geschätzt 180.000	186.500	186.500
Kellerwände erstellen	Aufgabe	erledigt, geschätzt 240.000	240.000	240.000
Auftrag Decken EG bis 3. OG	Kostenposten	Beauftragt 560.000, abgerechnet 415.000	560.000	415.000
Baustelleneinrichtung	Kostenposten	Abgeschlossen 138.000	138.000	138.000
Kranmiete Mai bis Juli	Kostenposten	Abgeschlossen, geschätzt war 22.000	24.800	24.800
Summe erfasst			1.149.300	1.004.300

Der Auftrag für die Decken bezahlt die Aufgabe "Decken EG bis 3. OG". Deren eigene Schätzung von 620.000 EUR zählt deshalb nicht mehr, sonst stünde der Rohbau um diesen Betrag zu hoch. An der Kranmiete hängt die Rechnung des Kranvermieters, die über den E-Mail-Konnektor ins Projekt kam.

Erfasst sind 1.149.300 EUR, das Budget beträgt 1.200.000 EUR. Die Differenz von 50.700 EUR steht in der Prognose, weil noch nicht alle Kosten des Rohbaus bekannt sind. Die Position zeigt deshalb im Budget, nicht 50.700 frei.

Was die Übersicht daraus macht

• Budget: 2.400.000 EUR
• Prognose: 2.391.500 EUR
• Abweichung: 8.500,00 EUR unter Budget
• Ist: 1.451.800 EUR, darunter davon beauftragt, noch nicht abgerechnet: 279.000,00 EUR. Das sind die offenen Teile der beauftragten Kostenposten in Rohbau, Ausbau und Technik.
• Nicht verteilt: 60.000 EUR, die Differenz zwischen Projektbudget und Summe der Positionsbudgets
• Satz: Die Prognose liegt 8.500,00 EUR unter dem Budget. 1 Position liegt über ihrem Budget.
• Hinweis: 3 Positionen sind noch nicht voll erfasst – der Rest ihres Budgets steht in der Prognose.

Ein Nachtrag kommt herein

Der Rohbauer meldet einen Nachtrag: Der Baugrund unter der Bodenplatte muss auf 400 Quadratmetern ausgetauscht werden, Forderung 85.000 EUR. Du legst in der Position Rohbau einen Kostenposten an:

• Bezeichnung: Nachtrag N-014 Bodenaustausch
• Betrag: 85.000, Status: Geschätzt
• Datum: Datum des Nachtragsschreibens
• Angehängte Dateien: das Nachtragsschreiben als PDF

Sofort ändert sich die Rechnung:

Wert	Vorher	Nachher
Rohbau, erfasst	1.149.300	1.234.300
Rohbau, Prognose	1.200.000	1.234.300
Rohbau, Abweichung	im Budget	34.300 über
Prognose gesamt	2.391.500	2.425.800
Abweichung	8.500 EUR unter Budget	25.800 EUR über Budget

Der Nachtrag schlägt nicht mit 85.000 EUR durch, sondern mit 34.300 EUR. Die übrigen 50.700 EUR standen als nicht erfasster Rest des Rohbau-Budgets schon in der Prognose. Die Übersicht springt trotzdem auf über Budget, obwohl noch kein Euro geflossen ist. Genau das ist der Zweck: Du siehst die Überschreitung vor der Zusage, nicht nach der Rechnung.

Zwei Wochen später wird der Nachtrag auf 71.000 EUR verhandelt und beauftragt. Du stellst den Kostenposten auf Beauftragt mit Betrag 71.000. Die Prognose sinkt auf 2.411.800 EUR, immer noch 11.800 EUR über dem Projektbudget.

Dann zeigt sich, dass die Technik günstiger wird: Die Heizung ist für 180.000 EUR beauftragt, und mehr als 300.000 EUR wird die Position nicht kosten. Du senkst das Budget von Technische Gebäudeausrüstung auf 300.000 EUR. Die Prognose sinkt um 50.000 EUR auf 2.361.800 EUR, und die Übersicht zeigt 38.200,00 EUR unter Budget.

Was du an diesem Beispiel siehst

• Jede Zahl in der Übersicht ist eine Summe von Zeilen, die du einzeln nachvollziehen kannst.
• Die Prognose rechnet vorsichtig. Nicht erfasste Teile eines Budgets gelten als noch kommend, bis du das Budget senkst.
• Was ein Kostenposten bezahlt, zählt nur einmal.
• Ein Nachtrag wird in dem Moment sichtbar, in dem du ihn als Geschätzt erfasst, nicht erst mit der Rechnung.

Was TensorPM nicht ist

TensorPM ist keine Buchhaltung. Es gibt keine Konten, keine Buchungssätze, keine Umsatzsteuer, keinen Kontenrahmen, keinen Jahresabschluss und keine GoBD-konforme Belegablage. Die Kostenposten sind Projektsteuerungsgrößen, keine Buchungen.

TensorPM ersetzt auch nicht die Kostenrechnung im ERP. Kostenstellen, Kostenträger, Auftragsabrechnung, Zahlungsläufe, Mahnwesen, Anlagenbuchhaltung und Rückstellungen bleiben dort, wo sie hingehören. Was in TensorPM steht, ist die Sicht des Projekts auf seine Kosten, in der Genauigkeit, die für Steuerung reicht.

Praktisch heißt das:

• Die Wahrheit über bezahlte Beträge steht in der Buchhaltung. Weicht TensorPM davon ab, hat die Buchhaltung recht.
• Trage in TensorPM Nettobeträge ein, es sei denn, ihr habt euch im Projekt bewusst anders geeinigt. TensorPM rechnet keine Steuer heraus.
• Erwarte keinen automatischen Abgleich mit dem ERP. Wenn eine Verbindung zu einem Vorsystem besteht, läuft sie über die üblichen Wege, siehe Konnektoren & Freigaben und Agent-Integrationen.
• Nutze die Genauigkeit, die zur Entscheidung passt. Ob eine Position 24.800 oder 24.812,47 EUR kostet, ändert an keiner Projektentscheidung etwas.

Das ist keine Einschränkung, sondern eine Arbeitsteilung. Die Buchhaltung sagt dir, was war. TensorPM sagt dir, was daraus für den Rest des Projekts folgt.

Schritt für Schritt: die erste Einrichtung

1. Öffne Personen und lege die fünf bis zehn wichtigsten Beteiligten an. Achte auf E-Mail und Organisation. Du erkennst den Erfolg daran, dass für jede Person eine Karte erscheint.
2. Öffne Einstellungen -> Allgemein -> Kommunikations-Tools und schalte die Messenger frei, die ihr wirklich nutzt. Prüfe danach mit einem Rechtsklick auf eine Personenkarte, ob die Einträge erscheinen.
3. Öffne Budget und setze in der Übersicht das Projektbudget. Eine grobe Zahl reicht.
4. Gib den wichtigsten Positionen ein Budget. Fehlt eine Position, lege sie als Kategorie an, im PSP als Arbeitspaket.
5. Erfasse laufende Aufträge und vorliegende Rechnungen über Kostenposten, mit Status, Position und Beleg. Bezahlt ein Kostenposten eine Aufgabe oder Materialposition, wähle sie unter Bezahlt.
6. Steht oben Nicht zugeordnet, gib den Gruppen über Position wählen … eine Position.
7. Prüfe die Übersicht. Steht dort ein Satz zur Prognose und kein Hinweis auf doppelte Kosten, ist die Einrichtung fertig.

Danach reicht eine kurze Runde pro Woche: neue Rechnungen unter Bisher abgerechnet nachtragen, neue Aufträge auf Beauftragt stellen, Nachträge als Geschätzt anlegen, die Hinweise abarbeiten.

Was im Hintergrund passiert

Alle Beträge werden in der Speicher-Währung abgelegt und erst beim Anzeigen in die Anzeige-Währung umgerechnet. Deshalb ändert ein Wechsel der Anzeige-Währung nichts an den Daten, ein Wechsel der Speicher-Währung dagegen alles.

Gespeichert sind nur die Eingaben: das Projektbudget, die Budgets der Positionen, die Kostenposten und die Beträge an Aufgaben und Material. Prognose, Ist und Abweichung rechnet TensorPM bei jedem Öffnen neu. Deshalb ist eine Summe nie veraltet, und deshalb gibt es kein Feld, in das du eine Summe direkt eintragen könntest.

Löschst du eine Aufgabe oder Materialposition, verschwinden ihre Beträge mit. Bezahlte ein Kostenposten sie, zählt er weiter, nur die Verknüpfung ist dann ohne Wirkung.

Personen und Budgetdaten gehören zum Projekt und werden in einem Cloud-Workspace mitsynchronisiert und dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt. Zwei Angaben eines Kostenpostens liegen lesbar auf dem Server: sein Status und welche Aufgabe oder Materialposition er bezahlt. So gehen sie nicht verloren, wenn ein Teammitglied mit einer älteren Version den Kostenposten bearbeitet. Bezeichnung und Beträge bleiben verschlüsselt. Profilbilder externer Personen liegen als Datei auf dem Gerät. Mehr dazu unter Verschlüsselung.

Häufige Fragen

Kann ich einer Position ein eigenes Budget geben? Ja. Klicke in der Tabelle auf den Betrag in der Spalte Budget. In einem PSP-Projekt geht das nur bei Arbeitspaketen, Strukturknoten summieren ihre Pakete.

Wo sind meine Budget-Töpfe? Sie sind in den Positionen aufgegangen. Ihre Ausgaben stehen als Kostenposten unter Nicht zugeordnet, nach Topf gruppiert. Siehe "Was aus den Budget-Töpfen geworden ist" oben.

Warum sinkt die Prognose nicht, obwohl eine Position billiger wird? Solange die erfassten Kosten unter dem Budget liegen, steht der Rest des Budgets in der Prognose. Senke das Budget der Position, dann sinkt auch die Prognose. Ein abgeschlossenes Arbeitspaket gibt seinen Rest von selbst frei.

Zählt eine Aufgabe doppelt, wenn es für sie auch eine Rechnung gibt? Nur solange die beiden nicht verknüpft sind. Wähle am Kostenposten unter Bezahlt die Aufgabe, oder nutze Verknüpfen am Hinweis Sieht aus wie „…“.

Ich sehe keine Gruppe Währung in den Einstellungen. Diese Gruppe erscheint nur, wenn ein Projekt geöffnet ist, weil die Anzeige-Währung je Projekt gilt.

Kann der Projektagent Budgets und Kostenposten selbst anlegen? Ja. Er setzt Budgets je Position, legt dabei bei Bedarf eine neue Position an und erfasst, ändert oder löscht Kostenposten samt Status und Verknüpfung. Was er tut, siehst du danach unter Verlauf -> Änderungen.

Werden Kostenposten automatisch aus Rechnungen erzeugt? Nicht ohne dich. Eingehende Rechnungen, Aufträge und Angebote landen als Signal und als Datei im Projekt. Der Distiller schlägt daraus einen Kostenposten vor, mit Status, Position und dem, was er bezahlt; aus einem Kostenplan auch die Budgets der Positionen. Gebucht wird erst, wenn du den Vorschlag annimmst.

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Material? Material verwaltet Positionen mit Lieferant und Beschaffungsstatus. Ihre Kosten zählen in Budget mit, und zwar in der Position, die du an der Materialposition wählst. Siehe Material & Beschaffung.

Kann ich Personen aus einer Datei importieren? Es gibt einen Export, aber keinen CSV-Import. Der schnellste Weg zu vielen Personen führt über die Projektanlage aus Dokumenten oder über den Chat.

Was passiert mit einer Person, die das Projekt verlässt? Lösche sie nicht, wenn sie noch in Zuweisungen oder in der Historie vorkommt. Setze stattdessen ein Label, zum Beispiel "ausgeschieden", und filtere danach.

Wenn etwas nicht klappt

Ein Beteiligter erscheint nicht in der Auswahl Zugewiesen an. Die Auswahl kennt nur Personen, die in Personen angelegt sind. Lege die Person an und öffne die Aufgabe erneut.

Teams-Chat oder WhatsApp fehlen im Kontextmenü. Zwei Ursachen. Entweder ist der Schalter unter Einstellungen -> Allgemein -> Kommunikations-Tools aus, oder die Person hat keine E-Mail-Adresse beziehungsweise keine Telefonnummer. Teams und Slack brauchen die Adresse, WhatsApp und Signal die Nummer.

In Workspace einladen fehlt. Der Eintrag braucht einen Cloud-Workspace, eine gültige E-Mail-Adresse an der Person und eine Anmeldung. Einladen dürfen Owner und Admin, nicht Member. Wer schon Mitglied ist, wird nicht noch einmal angeboten.

Die Einladung wird abgelehnt. TensorPM nennt den Grund. … ist bereits eingeladen oder schon Mitglied heißt, dass nichts zu tun ist. Du hast keine Berechtigung, in diesen Workspace einzuladen heißt, dass dir die Rolle dafür fehlt. Bei Für den Moment sind es zu viele Einladungen. wartest du eine Weile.

Die Liste ist leer, obwohl Personen angelegt sind. Es ist ein Filter aktiv. Öffne Filter & Sortierung und wähle Alle zurücksetzen. Prüfe auch das Suchfeld.

Die Übersicht zeigt Nicht gesetzt. Es ist kein Projektbudget hinterlegt. Klicke auf Projektbudget festlegen.

Eine Position fehlt in der Tabelle. Die Tabelle zeigt nur Positionen mit Budget oder Kosten. Setze ein Häkchen bei Alle Positionen anzeigen.

Ich kann das Budget einer Position nicht ändern. In einem PSP-Projekt tragen nur Arbeitspakete ein Budget. Ein Strukturknoten zeigt die Summe seiner Pakete. Ändere das Budget am Arbeitspaket.

Die Prognose ist höher als alle erfassten Kosten zusammen. Das ist der Rest der Positionsbudgets, die noch nicht voll erfasst sind. Der Tooltip an der Prognose einer Position nennt erfasste Kosten und Rest getrennt.

Ein Kostenposten zählt nicht mit. Er stammt aus einem gelöschten Topf und steht unter Aus gelöschten Töpfen. Gib ihm eine Position, dann zählt er.

Eine Aufgabe zählt nicht mehr, obwohl sie Kosten hat. Ein Kostenposten bezahlt sie. In ihren Details steht dann Die Werte an der Aufgabe zählen nicht mehr. Ist die Verknüpfung falsch, stelle am Kostenposten unter Bezahlt wieder Nichts Bestimmtes ein.

Die Beträge sehen nach einer Einstellungsänderung falsch aus. Prüfe zuerst, ob nur die Anzeige-Währung gewechselt wurde. Dann sind die Zahlen korrekt, nur in einer anderen Währung dargestellt. Wurde dagegen die Speicher-Währung gewechselt, wurden alle Daten umgerechnet. Das lässt sich nur über ein Backup zurückholen, siehe Einstellungen & Backups.

Wechselkurse aktualisieren ist ausgegraut. Der Button funktioniert erst, wenn Wechselkurse automatisch aktualisieren eingeschaltet ist. Die App weist mit einem Hinweis darauf hin.

Der Kursabruf schlägt fehl. TensorPM meldet, dass die Kurse nicht aktualisiert werden konnten und die vorhandenen behalten wurden. Es gehen keine Daten verloren. Prüfe die Internetverbindung und versuche es später erneut.

Der Reiter Budget unter Projekt-Insights zeigt nichts. Es sind noch keine Ist-Kosten erfasst. Der Hinweis lautet Keine Budgetdaten.

Nächste Schritte

• Arbeit zuweisen und Beträge je Aufgabe pflegen: Aufgaben
• Kosten und Aufwand auf Paketebene zusammenführen: Arbeitspakete
• Positionen mit Lieferant und Beschaffungsstatus: Material & Beschaffung
• Rechnungen und Belege ins Projekt holen: Konnektoren & Freigaben
• Belege wiederfinden und Änderungen nachvollziehen: Dateien, Eingang & Verlauf
• Währung, Kommunikations-Tools und Backups einstellen: Einstellungen & Backups
• Beteiligte in einen gemeinsamen Workspace holen: Workspaces